|
|
|
|
| Voorzitter & PR: Hans Kock  |
Penningmeester: Tom Wammes |
Secretaris: |
Wellicht is het eens zinvol om een blik te werpen op de functies van een dagelijks bestuur.
Het bestuur is dus schijnbaar dagelijks bezig met besturen.
Nu heb ik ooit eens gelezen dat besturen delegeren is vanuit een luie stoel met een dikke sigaar,
telefoon binnen handbereik (tegenwoordig de pc voor email), en vooral zelf niets doen dan denken.
En dat van dag tot dag. De werkelijkheid is gelukkig anders, hoewel het niet altijd duidelijk is wat de functies echt inhouden.
Wellicht schept dat met onderstaande (bescheiden) omschrijving meer duidelijkheid.
In de praktijk zijn er nog veel taken en werkzaamheden aan toe te voegen.
Voorzitter
Een voorzitter is de leider van een organisatie als vereniging of stichting.
De voorzitter leidt het dagelijks bestuur van de organisatie, dat over het algemeen
tenminste bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
Hij leidt ook onder andere vergaderingen, zoals plenaire vergaderingen.
De voorzitter hanteert vaak een voorzittershamer om de orde tijdens vergaderingen
te bewaren. Een goede voorzitter gebruikt zijn hamer zelden. Vaak alleen om de
vergadering officieel te openen of te sluiten.
De hamer is dan ook van symbolische waarde, het uiterlijke kenmerk van het voorzitterschap.
Secretaris
Een secretaris, penvoerder of abactis is de functie van de persoon die de
verslaglegging doet van een organisatie, zoals van een vereniging of een stichting.
Vaak doet een secretaris echter meer, hij of zij bereidt bijvoorbeeld de vergaderingen
voor en houdt de opvolging van de acties in de gaten.
Het woord secretaris betekent geheimhouder.
De secretaris zit tijdens (formele) vergaderingen rechts van de voorzitter.
De secretaris binnen een vereniging heeft als taak het maken van notulen tijdens een
vergadering. Ook het schrijven van brieven en uitnodigingen is een van de taken.
Tegenwoordig is de secretaris ook vaak contactpersoon voor ingekomen e-mailberichten voor de vereniging en het bestuur en verzorgt hij of zij daarnaast de uitgaande e-mails.
Verder doet de secretaris de administratie met betrekking tot de leden.
Hij of zij zorgt ervoor dat de vereniging wettelijk in orde blijft door de wetgeving op te volgen.
Penningmeester
Een penningmeester vervult de functie van de persoon die de financiën van een
vereniging of stichting beheert. De penningmeester wordt ook wel thesaurier
(schatbewaarder), fiscus, kassier of quaestor (vrouwelijk: quaestrix, Latijn voor hij/zij
die vraagt) genoemd. Bij de middeleeuwse gilden heette de functie busmeester.
De penningmeester vormt tezamen met de voorzitter en de secretaris de vaste kern
van het dagelijks bestuur van een organisatie. Soms wordt echter de functie van de
secretaris en de penningmeester gecombineerd. Men spreekt dan van een secretaris-penningmeester.
De verantwoordelijkheden van een penningmeester omvatten doorgaans:
- het beheren van de rekening en de kas van de organisatie;
- de begroting voorafgaand aan een bepaalde periode opmaken;
- financiële verslagen aan het eind van een bepaalde periode (bijvoorbeeld in de vorm
van een Jaarverslag of Jaarrekening) presenteren;
- transacties (ontvangsten en uitgaven) beheren en uitvoeren.